8..Cara membuat mailing list dgn ms word 2010

-

 

  • Cara membuat mailing list dgn ms word 2010

    1. Untuk pembuatan mail merge pertama-tama kita buka dan mempersiapkan surat yang akan kita kirim. Bentuk surat tersebut seperti surat yang biasa kita gunakan. Misalkan kita akan membuatnya dengan menggunakan bentuk alamat surat yang telah kita buat sebelumnya.
    2. Kemudian klik ribbon Mailings
    3. Lalu klik tombol Start Mail Merge
    4. pilih item Step by Step Mail Merge Wizard

      5. Gambar: Memulai mail merge di microsoft Word

    5. Selanjutnya pada bagian kanan akan muncul panel Mail Merge
    6. Pilih opsi Letter, karena kita akan mengirim surat.
    7. Lalu klik Next: Starting Document
    8. Selanjutnya pilih Use Current Document, karena kita sudah membuka dokumen / surat yang akan kita buat mail merge nya.
    9. Lalu klik Next: Select Recepients
    10. Pilih item Type a New List untuk membuat daftar baru para undangan atau penerima / tujuan surat
    11. Lalu klik Create

      12. Gambar: Membuat daftar penerima undangan / tujuan di mail merge microsoft Word

    12. Pada dialog New Address List ketikkan data para penerima undangan / tujuan surat.
      • Tekan tombol keyboard TAB untuk berpindah antar kolom
      • Klik tombol New Entry untuk memasukkan data penerima undangan yang baru
      • Klik Delete Entry untuk menghapus sebuah data penerima undangan
      • Gunakan tombol Customize Columns untuk mengatur kolom yang akan ditampilkan
    13. Setelah selesai memasukkan data penerima undangan klik tombol OK

      14. Gambar: Memasukkan data penerima undangan mail merge di microsoft Word

    14. Anda selanjutnya akan diminta untuk menyimpan daftar penerima undangan tadi
    15. Simpan data daftar penerima undangan/tujuan surat tersebut, sebaiknya di folder tempat anda biasa menyimpan dokumen

      16. Gambar: Menyimpan data undangan mail merge di microsoft Word

    16. Bila ada item / daftar undangan yang tidak ingin anda undang, hilangkan tanda checklist yang berkenaan
    17. Selanjutnya klik tombol OK

      18. Gambar: Memilih record data yang digunakan mail merge di microsoft Word

    18. Langkah selanjutnya memasukkan field data ke dalam dokumen surat kita
      • Bila masih ada ketikan nama perusahaan blok teks tersebut atau Letakkan kursor di tempat Kepada Yth
      • Klik ribbon mailings
      • Klik tombol Insert Merge Field
      • Pilih item Company Name

      19. Gambar: Menyisipkan field yang digunakan dalam mail merge di microsoft Word

    19. Letakkan kursor di baris dibawahnya,
    20. Lakukan kembali untuk menyisipkan field Address Line1 dan field City

      21. Gambar: Menggunakan field yang dibutuhkan dalam mail merge di microsoft Word

    21. Bila tidak ada tambahan daftar undangan lagi, selanjutnya klik Next: Preview your Letter

      22. Gambar: Melanjutkan dengan preview surat mail merge di microsoft Word

    22. Klik tombol << dan >> untuk berpindah antar record dan melihat preview tampilan data yang ada di dalam daftar undangan.
    23. Klik tombol Exclude this recipient bila ada record data yang sedang ditampilkan berisikan nama/perusahaan yang tidak diundang
    24. Selanjutnya klik Next : Complete the merge

      25. Gambar: Melakukan preview surat mail merge di microsoft Word

    25. Menyelesaikan proses mail merge:
      • Klik tombol Print untuk 
      • mencetak dokumen mail merge langsung ke printer, atau
      • Klik tombol Edit Individual Letters untuk membuat sebuah file dokumen berisikan surat dengan nama penerima yang ada di daftar undangan / tujuan surat

      27. Gambar: Memilih destinasi surat mail merge di microsoft Word

    27. Bila anda memilih Edit individual letter maka anda akan diminta mengisikan record data (data rekaman) mana yang akan dicetak.
      • Pilih All untuk mencetak semua record
      • Pilih Current Record untuk mencetak data yang sedang ditampilkan
      • Atau pilih From … To … yang diisi dengan nomor record yang akan dicetak
      • Lalu klik tombol OK
    28. Anda akan dibuatkan dokumen surat dengan penerima undangan sesuai pilihan anda

      29. Gambar: Memilih record data yang akan digunakan dalam mail merge ke dokumen baru di microsoft Word

    29. Bila anda memilih Print maka anda akan diminta mengisikan record data (data rekaman) mana yang akan dicetak.
      • Pilih All untuk mencetak semua record
      • Pilih Current Record untuk mencetak data yang sedang ditampilkan
      • Atau pilih From … To … yang diisi dengan nomor record yang akan dicetak
      • Lalu klik tombol OK

      30. Gambar: Memilih record data mail merge yang akan dicetak

    30. Selanjutnya anda akan dimunculkan pilihan print pilih All untuk mencetak semua dokumen
    31. Lalu klik tombol OK


    • Komentar

    Posting Komentar